Organizar un evento es una ardua labor que requiere una gran inversión de esfuerzo, dinero y tiempo, y que merece la pena si logramos el éxito que esperamos. Pero, ¿cómo podemos medir el éxito del evento? Porque podemos irnos a casa pensando que todo ha salido a pedir de boca, que nada ha fallado, y llevarnos la sorpresa pocos días después de que el dinero y tiempo invertidos no han tenido ninguna repercusión en nuestro target, no ha habido ningún movimiento en redes sociales, no han aumentado las llamadas, ni los emails, ni las ventas… ni hemos logrado la repercusión que esperábamos, según el tipo de evento que hayamos organizado o el tipo de negocio que tengamos.
Por ello, es primordial tener bien planificados nuestros objetivos a conseguir con la organización de un evento, más allá del protocolo y normas a seguir. Por eso te contamos cinco maneras de medir el éxito de un evento.
Y es que el éxito está más cerca cuando tienes clara tu meta.
“Entre las maneras de medir el éxito de un evento destaca hacer un buen trabajo de análisis de redes sociales, mantener feedback con los asistentes y tener en cuenta el criterio de los patrocinadores”
Maneras de medir el éxito de un evento I: Incluye Apps de organización
Hoy en día hay muchas ofertas de aplicaciones que facilitan mucho el trabajo de organizar un evento. Algunas, como Eventbrite, Eventwo o el propio Facebook tiene también en las Fanpage la opción de crear, compartir y promocionar eventos.
Por otro lado, algunas, como Attendium, permiten tener la lista de invitados en un archivo digital y automatizado y poder seleccionarlos desde Facebook, email o diferentes webs, y también enviar las invitaciones al acto. Esta app, además, deja ver quién ha asistido finalmente y quién no.
Maneras de medir el éxito de un evento II: analiza las redes sociales
Sobra decir que no hay evento que se precie que no realice una buena actividad en redes sociales. Y no basta con poner un hashtag y subir alguna foto con menciones durante el acto, no. Es una labor que va más allá. De hecho, días previos al evento es recomendable mover las redes sociales y darlo a conocer, con mesura, para no resultar invasivos. Podéis incluso mostrar cómo estáis organizando todo, de una forma amena y divertida, y mostrar lo que espera a los asistentes, así crearéis expectación e interés.
También hay que hacer un buen seguimiento durante el evento, eligiendo bien los comentarios y los hashtag. De hecho, sería bueno que crearais uno específico para el evento. Por otro lado, es importante subir fotografías que realmente reflejen la esencia del acto, con ambiente, bien encuadradas y cuidadas. Y después del día D, no hay que olvidar hacer un buen seguimiento de las redes sociales de los demás, y también poner agradecimientos a los asistentes.
Una buena herramienta de monitoreo que puedes usar es Eventstagram para supervisar la actividad de las redes sociales.
Posteriormente podéis editar un vídeo con los mejores momentos y subirlos a las redes sociales.
Maneras de medir el éxito de un evento III: ten en cuenta los resultados económicos
Todo evento requiere de una inversión previa que hay que tener muy bien atada si no se quiere acabar con más gastos de la cuenta. Depende mucho del tipo de evento que organices, pero si el objetivo es, entre otros, obtener ingresos, hay que ver muy bien los costes previstos frente a los costes reales que se producen después, y tener siempre un colchón para imprevistos, porque una cosa es lo que uno planifica y otra la dura realidad, y si no quieres pillarte los dedos es importante dejar un margen para posibles problemas de última hora. Esto no significa que el evento sea un fracaso. Puede, de hecho, que no se alcance el nivel de ingresos deseado, pero que, en cambio, hayáis alcanzado engagement, o un número interesante de suscriptores a los que enviar Newsletter con vuestras novedades, por ejemplo. Son potenciales clientes que hay que cuidar.
Maneras de medir el éxito de un evento IV: haz encuestas de satisfacción a los asistentes
La forma más efectiva de saber si el evento cumplió las expectativas de los asistentes es preguntándoles directamente. ¿Cómo? Mediante encuestas de satisfacción. De esta forma recibirás un feedback y verás qué cosas han funcionado y cuáles debes tachar de la lista para próximas ocasiones. Eso sí, hay que ser concreto con las preguntas de la encuesta y facilitar las cosas, pues su tiempo también vale oro y si van a tardar mucho respondiendo, lo más seguro es que no la rellenen. Por eso, cuando sea posible, es conveniente ofrecer preguntas concisas con respuestas numéricas o simples.
Maneras de medir el éxito de un evento V: cuida a los patrocinadores
No solo de clientes vive la empresa, los patrocinadores son una gran fuente de alimentación a la que no hay que descuidar si queremos poder seguir organizando eventos de éxito. Por eso es importante estar en contacto y saber sus impresiones, si están satisfechos con el resultado, si tienen alguna otra propuesta… Toda recomendación debe ser bien recibida para que la relación funcione y sigan colaborando en el futuro.
Después de todas estas recomendaciones, seguro que eres capaz de medir el éxito de un evento cuando tengas que organizarlo.
Si tienes alguna experiencia en este terreno, ¿qué otras medidas recomendarías para cuantificar si tu evento ha sido un éxito?
