Eventos

Hacer el presupuesto de un evento puede dar hasta miedo. ¿Cómo se hace? ¿Qué herramientas puedo usar para hacerlo sin morir en el intento? Entre los servicios que ofrecen las herramientas que a continuación te describimos, están la de contar con plantillas en las que solo tienes que introducir los datos, generar facturas y realizar el seguimiento del cobro e incluso te proporcionan los datos necesarios para presentar tus impuestos.

Es el caso de Cuentica, que te permite hacer presupuestos y facturas, recopilar los costes y tener un listado de los proveedores.

Por otro lado, Quotebase es una herramienta que tiene un punto a favor importante como es poder trabajar en red con los miembros de tu equipo, de tal forma que puedes hacer presupuestos entre diferentes personas.

Si aún necesitas algo más sencillo, Hazteunafacturae es tu herramienta, ya que puedes hacer presupuestos en unos segundos sin necesidad de regístrate siquiera, aunque solo es gratis durante unos 20 días.

Para poder hacer el presupuesto de un evento antes debes examinar los elementos que económicamente van a ser más importantes y considera el coste y los fondos que tienes para llevarlo a cabo. Si no hay suficiente dinero para tu idea, debes ser realista y reajustar tus expectativas para no acabar con un resultado deficitario.

Es uno de los elementos fundamentales para hacer el presupuesto de un evento que dará el toque especial al espacio. La mayoría de acontecimientos incluyen gastos para la decoración, como centros de la mesa, flores, alquileres de stands, velas, iluminación estructural

Y no te olvides de la papelería, esto es, las invitaciones, acreditaciones, folletos y programas, carteles, roll up… Todo suma a la hora de hacer el presupuesto de un evento.

Los invitados no pueden irse con las manos vacías. Así que, independientemente del regalo o regalos vas a dar, revisa el coste por separado, ya que te sorprenderías de lo que pueden llegar a costar.

Hoy en día la tecnología manda, y por muy sencillo que sea el evento en cuestión, es fundamental que cuente con un contenido audiovisual. Por ello debes incluir en la lista los costes de producción de vídeo, honorarios de fotografía, proyección y luces) si el lugar del evento no cuenta con uno propio que ponga  tu disposición) y gastos de diseño gráfico.

Raras veces, los proyectos resultan tan optimistas como las expectativas que tenemos en mente cuando presupuestamos, ya que hasta el último momento no sabemos si se cumple el número de invitados estimado o los patrocinadores previstos. Y son, precisamente esas predicciones optimistas, las que pueden representar una pérdida financiera

Si no quieres llevarte sorpresas, es mejor que guardes un remanente, un fondo extra para emergencias y posibles imprevistos, léase alguna instalación extra o porcentaje de algún servicio no incluido… Comprueba con todo detalle lo que incluye y lo que no cada servicio que contrates (lee muy bien la letra pequeña cuando contrates a los proveedores). En función del tipo de evento, puedes calcular un fondo extra de entre el 15% y el 20%.

Otra buena opción es hacer un resumen de los gastos estimados. Y así, a medida que vas conformando el programa del evento, podrás ir añadiendo un presupuesto aproximado de los gastos totales. Unos datos que puedes compartir con el cliente (en el caso de que el evento no sea propiamente tuyo) y asegurarte de que es consciente de los gastos reales.

Depende de a quién vaya dirigido el evento, así deberás crear el regalo perfecto para los invitados. Pero lo principal es que lo puedan seguir usando en su día a día. Un claro ejemplo que está muy de moda son los llamados egrips o bandas adhesivas y antideslizantes que se colocan en el teléfono móvil para poder ponerlo en diferentes superficies sin que se caiga. Además, no dejan rastro al quitarlas.

También puedes decantarte por el soporte para smartphone Holdap . Es práctico para ver vídeos o películas desde el móvil en una posición ajustada a tus necesidades.

Otra opción son la bolsas de tela reutilizables con el eslogan de tu empresa. Son cómodas de guardar y llevar siempre cuando vas a hacer la compra.

Puede que te parezca contradictorio el hecho de que estemos insistiendo en que el regalo de empresa sea práctico y lo puedan conservar, y que te hablemos de comida, que es algo perecedero… Pero las galletas y dulces son un recurso muy original que dejará siempre un buen sabor de boca y, aunque no lo creas, dejarás huella. Tienes algunas ideas muy apetitosas en Galletea

Y quien dice galletas, dice bombones o caramelos en los que incluir tu logo o eslogan.

Puede parecer una cursilería, pero si el presupuesto te lo permite, invierte en uno de los regalos que cada vez es más frecuente y que suelen gustar mucho, como son los ramilletes de flores secas o mini suculentas y cactus, por ejemplo, los que puedes encontrar en Ecology. Los invitados pueden ponerla en su casa o bien en su lugar de trabajo, al lado de su escritorio.