Lo primer paso que debes tener en cuenta a la hora de organizar un evento es el tipo de acto que vas a celebrar. Si es un acto formal (oficial) o un acto informal (no oficial). Y es que, en función de eso, el protocolo y organización de un evento varían. Te enseñamos cuáles son las claves.
“El protocolo y organización de un evento dependen del tipo de acto y del público al que va dirigido”
Tipo de evento
Para empezar, los eventos informales son más flexibles a la hora de incorporar elementos decorativos sin necesidad de ceñirse a un protocolo estricto. Sin embargo, hay licencias que, pese a la informalidad y frescura del acto, no se pueden conceder si sigues el protocolo de un evento. Se trata de conferencias o actos culturales, académicos, empresariales, comerciales, familiares, exposiciones, entregas de premios, homenajes, etc.
Protocolo según el público objetivo
Los invitados o asistentes al evento son tu gran objetivo, por lo que es importante adecuar a ellos el protocolo, así como los elementos del mismo según sus necesidades. Hablamos del lugar de celebración, la duración del evento, el entorno, el catering, etc.
Día y hora
Los eventos más formales se suelen celebrar a horas diferentes a los informales, léase, cenas de ejecutivos, conferencias y exposiciones, se suelen celebrar en días laborables, mientras que algunos eventos informales se llevan a cabo en fines de semana.
Es primordial que 24 o 48 horas antes te asegures de que todo está perfectamente coordinado. Es fundamental para que el protocolo y organización de un evento no fracase.
Protocolo para la recepción de invitados
Un buen organizador de eventos debe pautar la llegada de los invitados generales y de los más importantes (en caso de que los haya por el tipo de evento que organices). Asimismo, es necesario decidir quién, entre los anfitriones y organizadores del evento, recibirá a cada tipo de invitado.
Protocolo para el discurso
Lo habitual en el protocolo y organización de un evento es que los discursos vayan de menor rango a mayor. Esto es, en primer lugar, tomará la palabra el representante de menor rango y en último lugar quien preside el acto. En primera instancia, se dará la bienvenida y harán los agradecimientos pertinentes a los invitados. Posteriormente, irán sucediéndose las intervenciones del resto de los ponentes (según su rango), y finalmente, la de quien preside el evento.
Foto de familia
Una vez termine la fase de los discursos, es importante hacer una foto de familia para el recuerdo y el archivo. Y es importante que el fotógrafo elija el lugar más idóneo, que generalmente suele llevar detrás un photocall, el logo de la empresa o el lema del evento.
Protocolo de vestuario
La diferencia principal perceptible entre acontecimientos formales e informales es el código de vestuario.
En cuanto al vestuario formal, los hombres suelen llevar traje oscuro y las mujeres traje corto o de chaqueta. Si es por la noche, pueden llevar un vestido de cóctel, esto es, hasta la rodilla y con tacón medio.
Por otro lado, el vestuario informal amplía considerablemente las posibilidades de combinaciones. Así, por ejemplo, es correcto asistir al evento con un pantalón de vestir y camisa, jersey o incluso combinar con un polo y pantalones vaqueros. Para ellas, las blusas, trajes de chaqueta, faldas, pantalones… En función del estilo y la moda que esté en los escaparates esa temporada.
Pausa para el café o coffee break
Una vez seleccionado el tiempo de duración del evento, es importante marcar las pausas que éste va a tener, ya que, por muy ameno que lo hagamos, es necesario hacer una pausa para el café o “coffee break” para poder descansar un rato. Lo ideal es poner una pausa a las dos horas del comienzo. Por ejemplo, si el acto empieza a las 08:00h, la pausa recomendable es a las 10:00h; y si empieza a las 09:00h, a las 11:00h. De esta forma no se juntará con el desayuno ni tampoco con el almuerzo. Con unos 30 minutos de pausa será suficiente.
En cuanto al servicio, es algo que debes acordar con la hacienda, finca o espacio contratado. Por norma general, además de los termos con café, leche y agua caliente para infusiones, se incluyen agua, zumos y refrescos y alimentos tipo bollería o sándwiches (o pulguitas). En definitiva, cosas fáciles de comer. Un buen consejo es contar con alguna mesa auxiliar para poder dejar los restos de la comida y la bebida cuando acabe la pausa y evitar que queden desperdigados por la sala.
Ensayo previo
Asegúrate de que todo está perfectamente atado y haz un ensayo previo para probar las instalaciones y asegurarte de que no haya errores de última hora que puedan empañar el acto. Repasad los discursos y las zonas de entrada y salida, recepción y asientos (si están reservados).
Despedida
Es importante que los asistentes cuando se vayan sean despedidos por algún representante del evento que debe agradecer nuevamente su asistencia. Por ello debe haber una organización previa en la que se designe quién o quiénes realizarán esa función.
Una vez finalizado, en la reunión posterior al acto, deberás comprobar con tu equipo si el protocolo y organización del evento fue o no cumplido correctamente.
