La organización de eventos es una tarea complicada, y más según el tipo de acto que deseas preparar. Y es que las necesidades varían en función del carácter del mismo. No es lo mismo celebrar un evento corporativo o empresarial que celebrar un evento social.
Sin embargo, hay unas pautas y clave que debes seguir a la hora de hacer el presupuesto de un evento y cerciorarte de que la preparación sea un éxito.
“Para hacer el presupuesto de un evento hay que incluir servicios básicos como el catering, la decoración y medios digitales”
Crea una lista con lo básico y necesario
Para hacer el presupuesto de un evento, en primer lugar debes crear un documento (hay muchas plantillas predeterminadas en Excel que puedes descargar) en el que incluir todos aquellos servicios básicos que vas a necesitar, posibles patrocinadores (si los tienes), equipamiento y personal imprescindible (catering, transporte, equipo de empleados, seguros…). Luego irás agregando más servicios específicos y los gastos que estos van a suponer. Para ello, añade en tu tabla o documento: artículos, coste estimado, coste real y detalles, para tener una visión clara de todo.
Programas para hacer presupuestos
Hacer el presupuesto de un evento puede dar hasta miedo. ¿Cómo se hace? ¿Qué herramientas puedo usar para hacerlo sin morir en el intento? Entre los servicios que ofrecen las herramientas que a continuación te describimos, están la de contar con plantillas en las que solo tienes que introducir los datos, generar facturas y realizar el seguimiento del cobro e incluso te proporcionan los datos necesarios para presentar tus impuestos.
Es el caso de Cuentica, que te permite hacer presupuestos y facturas, recopilar los costes y tener un listado de los proveedores.
Por otro lado, Quotebase es una herramienta que tiene un punto a favor importante como es poder trabajar en red con los miembros de tu equipo, de tal forma que puedes hacer presupuestos entre diferentes personas.
Si aún necesitas algo más sencillo, Hazteunafacturae es tu herramienta, ya que puedes hacer presupuestos en unos segundos sin necesidad de regístrate siquiera, aunque solo es gratis durante unos 20 días.
Sé realista y revisa tus necesidades
Para poder hacer el presupuesto de un evento antes debes examinar los elementos que económicamente van a ser más importantes y considera el coste y los fondos que tienes para llevarlo a cabo. Si no hay suficiente dinero para tu idea, debes ser realista y reajustar tus expectativas para no acabar con un resultado deficitario.
La decoración
Es uno de los elementos fundamentales para hacer el presupuesto de un evento que dará el toque especial al espacio. La mayoría de acontecimientos incluyen gastos para la decoración, como centros de la mesa, flores, alquileres de stands, velas, iluminación estructural
La imprenta
Y no te olvides de la papelería, esto es, las invitaciones, acreditaciones, folletos y programas, carteles, roll up… Todo suma a la hora de hacer el presupuesto de un evento.
Premios, merchandasing y regalos
Los invitados no pueden irse con las manos vacías. Así que, independientemente del regalo o regalos vas a dar, revisa el coste por separado, ya que te sorprenderías de lo que pueden llegar a costar.
Contenido audiovisual
Hoy en día la tecnología manda, y por muy sencillo que sea el evento en cuestión, es fundamental que cuente con un contenido audiovisual. Por ello debes incluir en la lista los costes de producción de vídeo, honorarios de fotografía, proyección y luces) si el lugar del evento no cuenta con uno propio que ponga tu disposición) y gastos de diseño gráfico.
Sé realista con los ingresos
Raras veces, los proyectos resultan tan optimistas como las expectativas que tenemos en mente cuando presupuestamos, ya que hasta el último momento no sabemos si se cumple el número de invitados estimado o los patrocinadores previstos. Y son, precisamente esas predicciones optimistas, las que pueden representar una pérdida financiera
No olvides los gastos extra
Si no quieres llevarte sorpresas, es mejor que guardes un remanente, un fondo extra para emergencias y posibles imprevistos, léase alguna instalación extra o porcentaje de algún servicio no incluido… Comprueba con todo detalle lo que incluye y lo que no cada servicio que contrates (lee muy bien la letra pequeña cuando contrates a los proveedores). En función del tipo de evento, puedes calcular un fondo extra de entre el 15% y el 20%.
Resumen para tu cliente
Otra buena opción es hacer un resumen de los gastos estimados. Y así, a medida que vas conformando el programa del evento, podrás ir añadiendo un presupuesto aproximado de los gastos totales. Unos datos que puedes compartir con el cliente (en el caso de que el evento no sea propiamente tuyo) y asegurarte de que es consciente de los gastos reales.
Ha llegado el momento de ponerte manos a la obra y hacer el presupuesto de tu evento. ¡Ánimo!
